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    企業檔案管理制度范本

    來源:會員整理 作者:范文大師 star-433
    企業檔案管理制度范本 企業檔案管理制度范本第一條 為了規范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

    star-433 www.lzsjjd.cn   企業檔案管理制度范本

      第一條 為了規范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

      第二條 檔案管理機構及其職責

      1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

      2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

      3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發揮檔案資料的作用。

      4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

      第三條 歸檔制度

      1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

      2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統一管理,任何個人不得擅自留存。

      3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部保存復印件。

      4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

      5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

      6、由公司對外簽訂的經濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務部及合同執行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。

      7、在歸檔范圍內的其他資料,由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。

      第四條 檔案保管制度

      1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房,各部門應根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

      2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。

      3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據分類法,編制分類目錄;根據需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

      4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。

      5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

      6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。

      7、根據有關規定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據此進行整理、剔除。

      8、經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

      9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

      10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。

      第五條 檔案借閱制度

      1、檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

      2、借閱檔案資料,須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經檔案保管部門負責人批準。

      3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。

      4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經分管副總經理批準。

      5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

      6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。

      7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

      8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經分管副總經理同意,必須外借的,由總經理審批。

      第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統一保存。

      第七條 本制度從二o 一四年十月一日起執行。

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